Đây là một công việc mới chưa có bất kỳ một cơ quan nào thực hiện, mà giờ đây dịch vụ Thừa phát lại được làm. Vi bằng là văn bản do Thừa phát lại lập theo yêu cầu của khách hàng ghi nhận sự kiện, hành vi trong giao dịch dân sự, được làm chứng cứ để Tòa án giải quyết tranh chấp; căn cứ để các bên thực hiện các giao dịch.

Lĩnh vực lập vi bằng: Gồm các giao dịch về dân sự và các sự kiện pháp lý như sau:

– Trong lĩnh vực giao dịch dân sự:

+ Xác nhận sự kiện tại thời điểm giao nhận tiền, tài sản, giấy tờ, văn bản.

+ Xác nhận việc góp vốn kinh doanh, mua tài sản.

+ Xác nhận việc thỏa thuận, mua bán, phân chia tài sản, quyền quản lý, sử dụng, sở hữu tài sản.

– Trong lĩnh vực kinh doanh, thương mại:

+ Xác nhận quá trình, kết quả các cuộc họp HĐQT, đại hội đồng cổ đông.

+ Xác nhận tình trạng và những hành vi sau: giao nhận, bán hàng kém chất lượng, quá hạn sử dụng, hàng giả, hàng tồn kho. Vi phạm bản quyền, vi phạm hợp đồng, cạnh tranh không lành mạnh.

– Trong lĩnh vực xây dựng, bất động sản:

+ Xác nhận tình trạng công trình xây dựng trong các giai đoạn: Phá dỡ, thi công, nghiệm thu, bàn giao, bảo hành, sử dụng, cho thuê, chuyển nhượng.

+ Xác nhận tình trạng bất động sản bị lấn chiếm, tranh chấp, chiếm giữ.

+ Xác nhận tình trạng tài sản bị thay đổi tại thời điểm: chuyển nhượng, sửa chữa, nâng cấp, hủy hoại, tai nạn.

+ Xác nhận mức độ ô nhiễm.

+ Xác nhận việc từ chối thực hiện công việc mà cá nhân, tổ chức đó phải thực hiện theo  hợp đồng, cam kết và quy định của pháp luật.

+ Xác nhận hành vi do cá nhân, tổ chức gây ảnh hưởng, thiệt hại đến quyền và lợi ích của người khác.

+ Xác nhận tình trạng thiệt hại để yêu cầu cơ quan bảo hiểm bồi thường, tuyên bố tổn thất, thiệt hại theo quy định của pháp luật.

+ Xác nhận các hành vi, sự kiện pháp lý khác xảy ra trong cuộc sống và sinh hoạt theo quy định của pháp luật.

Vi bằng được lập trên cơ sở ghi nhận, mô tả một cách khách quan, trung thực các sự kiện, hành vi xảy ra trên thực tế do Thừa phát lại thực hiện. Theo quy định  của pháp luật vi bằng có giá trị làm chứng cứ hợp pháp để bảo vệ quyền và lợi ích của các bên trong giao dịch, là nguồn chứng cứ minh bạch, xác thực để Tòa án và các cơ quan có thẩm quyền tiến hành giải quyết tranh chấp trong các lĩnh vực:  Dân sự, hành chính, lao động, đất đai, kinh doanh thương mại, hôn nhân và gia đình…

Khi xảy ra tranh chấp thì  những nội dung được thể hiện trong vi bằng sẽ là căn cứ để các cơ quan chức năng như: Công an, Viện Kiểm sát, Tòa án, Quản lý thị trường, cơ quan Thuế … giải quyết vụ việc tranh chấp đó. Đặc biệt trong những thỏa thuận giao nhận tiền và tài sản, nếu có các hành vi gian dối làm trái với những nội dung thể hiện trong vi bằng nhằm chiếm đoạt tiền và tài sản thì có thể bị xử lý hình sự.

Như vậy, vi bằng thực hiện chức năng bảo vệ tối đa quyền và lợi ích hợp pháp của bên giao tiền và tài sản.

Vi bằng còn là căn cứ để các cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện các giao dịch hợp pháp khác theo quy định của pháp luật.

– Vi bằng về việc chuyển nhượng quyền sử dụng đất

– Vi bằng về Hợp đồng thuê nhà.

– Vi bằng về việc bổ sung quyền và nghĩa vụ trong Hợp đồng thuê nhà.

– Vi bằng về Hợp đồng đặt cọc cho việc chuyển nhượng quyền sử dụng đất.

– Vi bằng về Hợp đồng đặt cọc cho việc mua bán căn hộ chung cư.

– Vi bằng về Hợp đồng đặt cọc cho việc thoả thuận mua bán xe ô tô.

– Vi bằng về Hợp đồng vay mượn tiền.

– Vi bằng về Hợp đồng hợp tác đầu tư.

– Vi bằng thoả thuận phân chia tài sản.

– Vi bằng về việc phân chia quyền sử dụng đất.

– Vi bằng về việc hai bên mua bán nhà bằng giấy tay.

– Vi bằng về việc đứng tên dùm tài sản cho công ty.

– Vi bằng về việc giao tiền cho người khác mua dùm nhà, đất.

– Vi bằng về việc đứng tên dùm trên Giấy Chứng nhận quyền sử dụng đất, Quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất.

– Vi bằng về việc phân chia tài sản sau ly hôn.

– Vi bằng xác nhận tài sản riêng của vợ/ chồng trong thời kỳ hôn nhân

– Vi bằng về việc phân chia tài sản trong thời kì hôn nhân.

– Vi bằng về việc họp gia đình tặng cho nhà.

– Vi bằng về việc các bên thoả thuận góp vốn hợp tác kinh doanh.

– Vi bằng về việc các bên thoả thuận giao tài sản để đảm bảo thực hiện Hợp đồng thương mại.

– Vi bằng ghi nhận thoả thuận nuôi con.

– Vi bằng về hiện trạng các phòng làm việc của công ty.

– Vi bằng về việc nghiêng lún của căn nhà.

– Vi bằng xác nhận hiện trạng phần không gian xung quanh nhà.

– Vi bằng ghi nhận hiện trạng tường giáp ranh giữa hai nhà đang tranh chấp

– Vi bằng về việc giao nhận tài sản bảo đảm để thay thế nghĩa vụ trả nợ.

– Vi bằng về việc thu hồi lại nhà cho thuê.

– Vi bằng hiện trạng căn nhà, tài sản hiện có trong nhà.

– Vi bằng ghi nhận việc tiến hành kiểm tra, đo lấy mẫu âm thanh.

– Vi bằng ghi nhận hiện trạng thiết bị điện.

– Vi bằng ghi nhận về việc các gian hàng bán ẩm thực.

– Vi bằng về việc họp Hội đồng cổ đông.

– Vi bằng việc giao nhận tiền

– Vi bằng về việc giao thông báo triệu tập cuộc họp.

– Vi bằng việc giao thông báo đòi nợ.

– Vi bằng việc giao thông yêu cầu thanh toán tiền thuê nhà và thanh lý Hợp đồng thuê nhà trước thời hạn.

– Vi bằng ghi nhận việc gửi thông báo lấy lại nhà.

– Vi bằng gửi thông báo đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê nhà.

– Xác nhận việc báo chí, Internet, các phương tiện thông tin đưa tin sai sự thật, đưa tin khi chưa được phép hoặc vu khống các cá nhân, tổ chức;

– Vi bằng ghi nhận hành vi xúc phạm đe dọa cá nhân trên Internet, tin nhắn trên điện thoại di động, đưa các thông tin làm ảnh hưởng đến uy tín, danh dự cá nhân;

– Vi bằng ghi nhận việc vi phạm bản quyền trên Internet, sai lệch thông tin…;

Ngoài ra, còn có nhiều sự kiện pháp lý xảy ra trong cuộc sống và sinh hoạt mà Vi bằng có thể được lập để sử dụng làm căn cứ giải quyết tranh chấp trong các thỏa thuận, cam kết, trong thực hiện trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền lợi của các bên (tổ chức, cá nhân) liên quan, hoặc sử dụng làm tài liệu chứng cứ cho Tòa án khi xét xử và trong các quan hệ pháp lý khác.

Hoạt động lập vi bằng của thừa phát lại có những nét, những đặc điểm giống với hoạt động công chứng của công chứng viên kể cả về phương pháp tiến hành cũng như mục đích hoạt động. Tuy nhiên, hoạt động lập vi bằng không phải là hoạt động công chứng. Nếu công chứng là việc công chứng viên thay mặt nhà nước để chứng kiến và công nhận tính xác thực của các văn kiện giấy tờ, các hợp đồng dân sự theo yêu cầu của khách hàng tại Văn phòng công chứng. Hoạt động lập vi bằng của thừa phát lại là lập các chứng thư (vi bằng) về những sự kiện, hành vi xảy ra ở mọi nơi mà ít bị khống chế về mặt không gian và thời gian.

Có thể lấy một ví dụ đơn giản để thấy sự khác nhau giữa hoạt động lập vi bằng và hoạt động công chứng như sau: Bên A và bên B ký hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất. Khi đó họ phải đến văn phòng công chứng, gặp chứng viên để thỏa thuận và ký kết hợp đồng trước sự chứng kiến của công chứng viên. Sau khi hợp đồng được ký kết với sự chứng thực của công chứng viên, khi hai bên “bước ra khỏi cửa” văn phòng công chứng thì công chứng viên không nhất thiết phải quan tâm việc hợp đồng đó được thực hiện thế nào? việc chuyển nhượng quyền sử dụng đất tiến hành ra sao? Có vi phạm trong thực hiện các thỏa thuận không?. Từ đây có thể sẽ xuất hiện vai trò của thừa phát lại. Họ có thể sẽ chứng kiến và lập vi bằng về việc chuyển giao quyền sử dụng đất, lập vi bằng về những vi phạm xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng… nếu các bên yêu cầu họ làm vậy.

Trong thực tế, chúng ta có thể gặp trường hợp người khác nhờ chúng ta làm chứng cho một giao dịch hay một sự việc cụ thể (làm chứng cho di chúc miệng, làm chứng cho việc giao nhận tiền đặt cọc…). Khi phát sinh tranh chấp, cơ quan giải quyết tranh chấp mời ta lên với tư cách người làm chứng. Chúng ta sẽ mô tả lại những việc mà ta chứng kiến có thể bằng lời nói hoặc bằng văn bản. Tuy nhiên, lời chứng của chúng ta có là chính xác và đúng sự thật hay không thì cơ quan giải quyết tranh chấp cần đối chất, kiểm tra lại. Còn Thừa phát lại khi lập vi bằng về hành vi, sự kiện thì có mô tả bằng văn bản, quay phim, chụp hình và ghi âm (nếu cần thiết) tại thời điểm lập vi bằng. Vi bằng đó phải được đăng ký tại Sở tư pháp trong vòng 3 ngày kể từ ngày lập. Chính những yếu tố đó là ưu điểm tăng chứng cho vi bằng và luật quy định bản thân vi bằng có giá trị chứng cứ.