Thu giữ tài sản bảo đảm là hoạt động tương đối phức tạp, dễ xảy ra những tranh chấp, khiếu kiện từ phía bên bảo đảm và bên giữ tài sản bảo đảm. 
Thu giữ tài sản bảo đảm phát sinh khi có vi phạm nghĩa vụ của bên vay và Ngân hàng dùng quyền năng của mình để thu giữ tài sản bảo đảm khi bên vay vi phạm nghĩa vụ trả nợ. Khi Ngân hàng dùng quyền năng của mình để thu giữ tài sản bảo đảm thì thông thường bên có tài sản bảo đảm luôn tìm mọi lý do để trì hoãn, cản trở, kéo dài thời gian trả nợ, chống đối, thậm chí kháng cự đến cùng việc thu giữ tài sản bảo đảm. 
Ví dụ: Vợ chồng ông Đ, bà Q thế chấp tài sản là nhà đất tại số 10 đường Cù Chính Lan, phường Đ, thành phố HB tại Ngân hàng TMCP H để vay 1.000.000.000 đồng. Tuy nhiên, ông Đ, bà Q không trả được khoản tiền trên theo đúng thời hạn đã thỏa thuận trong hợp đồng tín dụng. Ngân hàng TMCP H đã có văn bản thông báo về việc thu giữ tài sản thế chấp cho ông Đ, bà Q. Để ghi nhận quá trình thu giữ nhà đất của ông Đ, bà Q, chị H – Thuộc phòng thu hồi nợ Ngân hàng TMCP H đã đến Văn phòng TPLHB có trụ sở tại thành phố HB yêu cầu TPL lập vi bằng ghi nhận việc Ngân hàng TMCP H thu giữ nhà đất thế chấp của 10 đường Cù Chính Lan, phường Đ, thành phố HB. Tại buổi lập vi bằng, TPL đã ghi nhận quá trình thu giữ tài sản của Ngân hàng TMCP H như sau: Ghi nhận việc cán bộ ngân hàng đọc quyết định thu giữ tài sản; ghi nhận việc cán bộ ngân hàng kiểm đếm tài sản trong nhà; ghi nhận việc cán bộ ngân hàng niêm phong nhà đất thu giữ..., TPL chụp ảnh và quay video toàn bộ quá trình thu giữ nhà đất của Ngân hàng đính kèm vi bằng.
Với tính chất phức tạp như trên, các Ngân hàng thường xuyên phải đối mặt với việc bên bị thu giữ tài sản bảo đảm khiếu kiện, tố cáo cho rằng bên trong nhà hoặc bên trong xe ô tô bị thu giữ có tiền, tài sản có giá trị đã bị mất hoặc một số tài sản bị hủy hoại, hư hỏng, giảm giá trị... Vì vậy, việc yêu cầu TPL lập vi bằng ghi nhận sự kiện, hành vi trong quá trình thu giữ tài sản bảo đảm của Ngân hàng để chứng minh hoạt động thu giữ là công khai, minh bạch, khách quan là vô cùng cần thiết. 
Văn phòng Thừa phát lại Hòa Bình lập các loại vi bằng trong một số hoạt động của Ngân hàng gồm:
- Vi bằng ghi nhận việc giao các văn bản, giấy tờ liên quan đến hoạt động thu hồi nợ theo hợp đồng tín dụng;
- Vi bằng ghi nhận việc thu giữ tài sản bảo đảm;
- Vi bằng ghi nhận việc giao, nhận tài sản bảo đảm;
- Vi bằng ghi nhận hiện trạng, kiểm kê tài sản trong quá trình thu giữ tài sản bảo đảm...